Caso real · Ecommerce de dropshipping multicanal
Siete canales integrados, nueve países y una hoja de cálculo intentando sostenerlo todo
Cada venta hay que trocearla entre los proveedores que la sirven, avisar a cada uno, esperar su albarán, copiar el tracking y cuadrar después la factura. Cuando eso pasa cientos de veces al mes y en nueve países, la hoja de cálculo deja de dar de sí.
Por qué esto se le acaba atragantando a cualquiera
Los pedidos entran por siete sitios distintos
Cada marketplace tiene su formato, sus estados y su forma de numerar. Nada casa con nada, y las APIs a veces mandan el mismo pedido dos veces o se saltan uno.
Un pedido, varios proveedores
La unidad real de trabajo no es el pedido: es cada trozo del pedido que sirve un proveedor distinto. Cada uno con su correo, su documento y su plazo.
Cada proveedor manda lo que quiere, como quiere
Albaranes, proformas y facturas. En PDF, en Excel, escaneados y torcidos. Alguien tiene que abrirlos, leerlos y teclearlos.
Los descuadres aparecen en contabilidad
Cuando alguien detecta que lo facturado no coincide con lo pedido, el pedido se sirvió hace tres semanas y ya nadie se acuerda.
El mismo circuito, antes y después
El paso 4 es el único que no cambia: el fabricante sigue enviando igual. Todo lo demás, sí.
Qué hace el sistema
Recoge los pedidos de todos los canales
Un motor por plataforma, y todos traducen al mismo formato interno. Si el marketplace manda el mismo pedido dos veces, entra una. Si se retrasa, se recupera solo.
Decide qué proveedor sirve cada línea
La referencia del marketplace casi nunca es la del proveedor. El sistema la resuelve por cinco caminos distintos, y si no está seguro no adivina: lo deja en una cola y avisa.
El proveedor entra a su portal
Ve solo sus pedidos, sube el albarán y comunica el tracking. Y si no quiere crearse una cuenta, entra con un enlace del propio correo del pedido. Dar de alta a un proveedor nuevo lo hace el propio equipo desde su panel, sin pasar por nosotros.
Vigila los plazos antes de que sea tarde
Cada marketplace tiene su ventana de entrega y penaliza al vendedor cuando se incumple. El sistema calcula los plazos, marca los pedidos que van justos y avisa mientras todavía se puede hacer algo.
Lee los documentos y cuadra las cuentas
Albaranes y facturas en cualquier formato, incluso escaneados, contrastados contra lo pedido y el precio de catálogo. Si no está segura de un dato, para el documento y avisa. Y si un pedido lleva veinticuatro horas sin validar, también avisa: vigila el proceso, no solo los papeles.
Y todo se apoya en un catálogo único
Más de cincuenta mil referencias en un solo sitio, con su proveedor y su precio base por país. Es lo que permite que el enrutado acierte y que una factura se pueda contrastar contra algo.
Lo que ve el proveedor
Entra con su propia cuenta o con un enlace del correo del pedido, y solo ve lo suyo: nunca los precios de venta, ni a los demás proveedores, ni los márgenes.
Representación ilustrativa de la interfaz. Los proveedores, pedidos e importes son inventados.
Dos cosas que no venían en el manual
Lo que aprendimos leyendo facturas de verdad
Los escaneados engañan a los modelos baratos. Perdían dígitos en las referencias — y un dígito de menos en un código de producto es un pedido al proveedor equivocado. Solo en esa rama usamos el modelo grande, y el resto sigue costando céntimos.
Una página por llamada extrae mucho mejor que varias juntas, aunque el coste en tokens sea el mismo. Es contraintuitivo y no lo dice ninguna documentación: solo aparece probando.
Y baja con el uso: cada vez que alguien corrige algo a mano, el sistema aprende a resolver ese formato sin IA la próxima vez.
¿Vendes en varios canales y lo gestionas a mano?
Cuéntanos cómo trabajas hoy. Te decimos qué se puede automatizar, en qué orden y qué te ahorra. Sin compromiso.