Cómo saber qué se puede automatizar en tu negocio

La pregunta que de verdad frena

Casi todo el mundo que lleva un negocio pequeño sabe que pierde horas en cosas que deberían hacerse solas. Lo que no sabe es cuáles, y ahí se acaba la conversación antes de empezar.

Parte de la culpa la tiene la propia palabra. «Automatizar» suena a proyecto grande, a cambiar de sistema y a meses de obra, cuando en la práctica casi siempre consiste en quitar de en medio tres o cuatro tareas concretas que se repiten cada semana. La diferencia entre una cosa y otra es enorme, y explica por qué tanta gente lo pospone.

Tres señales de que una tarea se puede automatizar

No hace falta entender de tecnología para reconocerlas. Cuando una tarea cumple las tres, casi seguro que se puede quitar de en medio.

Se repite igual. No parecida: igual. Si cada vez que llega un pedido haces exactamente los mismos cuatro pasos en el mismo orden, ahí hay algo. Si cada caso es distinto y hay que pensarlo, todavía no.

Sigue reglas que sabrías explicar por teléfono. Esta es la prueba más útil de las tres. Imagina que se lo tienes que explicar a alguien nuevo sin poder enseñárselo en pantalla: si te sale con un «si pasa esto, haces aquello, y si no, esto otro», tienes unas reglas claras. En cambio, cuando acabas diciendo «bueno, depende, ya lo vas viendo», hay criterio de por medio y no es candidata todavía.

Deja rastro digital. La tarea tiene que pasar por algún sitio donde quede constancia: un correo, un formulario, un mensaje, una hoja de cálculo, un programa. Lo que ocurre solo en papel o solo de viva voz necesita antes un paso previo, y ese paso previo suele ser lo primero que hay que resolver.

Dónde se esconden las horas

Cambia el sector y cambian los nombres, pero las tareas que comen tiempo se repiten sospechosamente entre negocios que no tienen nada que ver entre sí. Casi todas caen en cuatro grupos.

Confirmar y recordar citas. Llamar para confirmar, avisar la víspera, recolocar al que anula. Es la rutina de cualquier clínica, peluquería o gimnasio, y también de un taller que cita para revisiones. Además de tiempo, aquí se van clientes: quien no recibe recordatorio falla más.

Contestar veinte veces lo mismo. Horarios, precios, si hay aparcamiento, si queda sitio el sábado, en qué punto va un pedido. Ninguna respuesta lleva más de un minuto y por eso nadie las cuenta, pero sumadas ocupan buena parte de la mañana. Es la situación típica de la hostelería y del comercio.

Pasar datos de un sitio a otro. Copiar de un correo a una hoja, de la hoja al programa de facturación, del programa al Drive. Ocurre en cualquier asesoría y en cualquier tienda que venda por más de un canal, y tiene la particularidad de que nadie lo considera trabajo: se hace mientras se piensa en otra cosa.

Perseguir a la gente. Reclamar el albarán que no llegó, pedir por tercera vez la documentación que falta, recordar una factura vencida. Es incómodo, se pospone y termina haciéndose tarde y mal.

Lo que conviene dejar como está

Tan importante como saber qué automatizar es saber qué no tocar, sobre todo porque insistir donde no toca es la forma más rápida de acabar convencido de que esto no funciona.

Lo que exige criterio. Decidir un descuento, valorar si una reclamación tiene razón, elegir a qué proveedor pedir cuando ninguno cumple del todo. Un sistema puede preparar el terreno y avisar, pero la decisión sigue siendo de una persona.

Lo que pasa tres veces al año. Aunque sea pesado y aunque se repita igual, el trabajo de montarlo no se recupera. Merece la pena tenerlo apuntado por si algún día pasa a ser semanal, y mientras tanto se sigue haciendo a mano.

Lo que está a punto de cambiar. Automatizar sobre un programa de gestión que vas a cambiar dentro de tres meses es tirar el trabajo, así que conviene esperar y montarlo sobre el nuevo.

Y lo que es tu diferencia. Cuando los clientes vuelven porque les atiendes tú y les conoces por el nombre, ahí no hay nada que ganar. Automatiza lo que rodea a ese trato para tener más tiempo de dedicárselo, pero no el trato.

La cuenta que sorprende a todo el mundo

Puesto a elegir por dónde empezar, casi todo el mundo señala la tarea que más pereza le da, que suele ser una grande y ocasional: el cierre de mes, el inventario, la declaración trimestral.

Pero la cuenta sale por otro lado. Una tarea de diez minutos que se hace cuatro veces al día son más de tres horas a la semana, que en un año pasan de ciento cincuenta horas. El cierre de mes, aunque duela más, ocupa cuatro horas doce veces al año y se queda en cuarenta y ocho.

Por eso conviene hacer la multiplicación antes de decidir, porque lo que más molesta y lo que más tiempo consume rara vez coinciden. Y hay una ventaja añadida: las tareas pequeñas y frecuentes son también las más fáciles de automatizar, así que el primer intento sale bien y eso anima a seguir.

Cómo hacer tu propia lista en una semana

No hace falta ninguna herramienta ni ningún análisis. Basta con una libreta o una nota en el móvil y una regla: cada vez que hagas algo por segunda vez en la misma semana, lo apuntas con la hora que te ha llevado.

Al cabo de cinco días tendrás entre diez y quince apuntes, y ahí dentro estarán tus candidatas. Pásales las tres señales del principio, multiplica los minutos por las veces que se repiten al mes y ordena la lista. Lo que quede arriba es por donde empezar.

Ese ejercicio es exactamente lo que nosotros hacemos en la primera llamada, solo que preguntando. Si prefieres hacerlo por tu cuenta, adelante: la lista es tuya y sirve igual, la use quien la use.